Das Gefühl, nicht voranzukommen, dass die Aufgaben zu überwältigend sind, kennt jeder. Dieser Artikel hilft dir, Gewohnheiten aufzubauen, damit du selbst Dinge, die schon seit Wochen auf deiner To-Do-Liste stehen, endlich meisterst. Die Lösung von Problemen und das Abarbeiten von Aufgaben wird dir ab jetzt leicht von der Hand gehen.
Grundeinstellung
By rising early, I’m able to do some exercise and spend time with my family, which puts me in a great mind frame before getting down to business.
Richard Branson
Dieses Zitat spiegelt eine Grundeinstellung wider, das wichtigste Element, um deine Produktivität zu steigern.
Um bessere Leistung zu erbringen, musst du aber nicht zwangsläufig um 5 Uhr morgens aufstehen. Denn nicht jeder Mensch ist eine Morning-Person.
Gleichzeitig gibt es wieder, dass das Leben neben dem Business auch die Freizeit und die Familie enthält. Ein gesundes Gleichgewicht zwischen diesen drei Gruppen gibt dir Kraft und Motivation.
Prinzipien
Big Rock First
Es geht darum, die Prioritäten (Big Rocks) zu identifizieren und den Tag um diese herum zu planen. Sinnvoll ist dabei, die größte Aufgabe als erstes zu bewältigen, um sie hinter sich zu bringen. Einen Haken hinter diese zu machen, und das Schwerste geschafft zu haben, gibt Motivation für den restlichen Tag.
If you have more than 3 priorities, then you don´t have any.
Jim Collins
Achte darauf, nur wirklich wichtige Dinge zu den Prioritäten zu zählen. Ansonsten verliert die Priorisierung seinen Sinn. Dann werden wirklich wichtige Aufgaben aufgeschoben und du weißt nicht genau, wo du anfangen musst.
Take the first step
Zu groß und überwältigend wirkende Aufgaben solltest du aufsplitten, bevor du mit der eigentlichen Arbeit beginnst.
Unterteile eine große Aufgabe in kleinere Teilaufgaben mit Meilensteinen. So wird der Weg zum Ziel klarer, und dein erstes Erfolgsgefühl ist nur einen kleinen Schritt entfernt.
Wenn du erst einmal begonnen hast, wird die Arbeit viel einfacher, versprochen!
(Zeit-)Planung ist alles
Um am effektivsten zu arbeiten, ist es wichtig, dass du deinen natürlichen Arbeitsrhytmus identifizierst. Du solltest herausfinden, zu welchen Tageszeiten du besonders motiviert, wach und produktiv bist, und wann eher die Tiefphasen sind.
Dazu kannst du beispielsweise ein Diagramm aufzeichnen, in welchem du festhälst, wie du dich über den Tag fühlst.
Links siehst du ein solches, beispielhaftes Diagramm, in welchem auf einer Skala von 1-10 auf der vertikalen Achse und zu den Uhrzeiten zwischen 5 Uhr Morgens und 10 Uhr Abends die Leistungsfähigkeit dargestellt ist.
Im Zeitraum der leistungsstarken Phasen solltest du fordernde und kreative Aufgaben erledigen. Es empfiehlt sich, für die Tiefpunkte einfachere Aufgaben und Fleißarbeit einzuplanen.
Eine weitere Herangehensweise an die Zeitplanung ist, deine Aufgabenpakete stundenweise zu schnüren. Plane immer nur die Tätigkeiten für die nächste Stunde. Durch klare Etappen hast du schneller ein Erfolgserlebnis und bleibst am Ball.
Die 2-Minuten Regel
Dauert eine Aufgabe 2 Minuten oder weniger, erledige sie einfach sofort.
Wann immer dir etwas einfällt oder begegnet, das kaum Zeit beansprucht, es ist effizienter, die Sache nicht erst auf eine To-Do-Liste zu schreiben und damit aufzuschieben.
Für die Befriedigung des Produktivitäts-Hehls kannst du die Aufgabe im Nachhinein natürlich trotzdem auf die Liste schreiben, um sie direkt abhaken zu können. (;
Focus on Systems instead of Goals
Es liegt außerhalb unserer Kontrolle, Ziele zu erreichen. In einem System jedoch liegt der Fokus auf Dingen, die man kontrollieren kann. Ein System ist ein wiederholbarer Prozess.
Beispiel:
Einen Marathon zu laufen, ist ein Ziel.
An 4 Tagen pro Woche für 30 Minuten zu laufen, ist ein wiederholbarer Prozess.
Fokussierst du dich auf die Routine des Systems, erreichst du von alleine das Ziel. Einen Erfolg hast du jedoch an 4 Tagen die Woche, und zwar jede Woche.
Der Weg ist sozusagen das Ziel.
Jeder hat gute und weniger gute Tage
Das willst du vielleicht nicht hören, denn du möchtest deine Produktivität auf 100% maximieren. Aber an manchen Tagen muss man zulassen, dass schlechter Schlaf, oder der fehlende Kaffee die Motivation einschränkt.
Die Hauptsache ist, dass du immer so vie tust, wie du nur kannst. Dann bin ich stolz auf dich, und du kannst es auch sein!
Und wie wir ja weiter oben gelernt haben, hat jeder seine Tiefpunkte am Tag. Um diesen entgegenzuwirken, können folgende Tipps schnell und effektiv helfen:
Keep in mind why…
…you work this hard!
Für alles gibt es einen Grund. Warum arbeitest du?
Weil du dir den erlebnisreichen Urlaub leisten willst. Weil du dieses eine Kleidungsstück haben möchtest. Weil du eine Gehaltserhöhung für deinen Fleiß erkämpfen möchtest, oder weil du im Beruf aufsteigen willst…
Auch für private Aufgaben gibt es immer eine Begründung: Weil du willst, dass dein Zuhause gemütlich und ordentlich ist (wie auf Fotos bei Instagram), weil du endlich mit deinem Aussehen zufrieden sein möchtest, weil du deine Familie stolz machen willst…
Du siehst, dir fallen mit Sicherheit auch noch selber eine ganze Menge Gründe ein. Ich gebe dir einen wertvollen Tipp:
Schreib dir deine Motivationen und Beweggründe auf. Denn es wird manchmal Momente geben, in denen du zweifelst, und dann kannst du deine Motivationen in Erinnerung rufen. In dem Moment wirst du deinen Antrieb wiederfinden oder die Beweggründe neu hinterfragen und eine andere Richtung einschlagen.
Meine Quelle der Inspiration
Einige dieser wertvollen Tipps habe ich in der App Deepstash gefunden. Dort lese ich täglich inspirierende Artikel zu Self improvement, Time Management, Communication, Problem Solving, Leadership und vielem mehr. Ich kann dir diese App nur ans Herz legen!